Adjoint administratif, à temps plein, pour sa Direction des Ressources Humaines – Secteur Paie et prestations sociales.

L’établissement Public de Santé Mentale de la Sarthe recrute un adjoint administratif, à temps plein, pour sa Direction des ressources humaines, secteur Paie et prestations sociales.

  1. Identification du poste

Grade : Adjoint administratif.

Lieu de travail : L’agent est affecté à la Direction des Ressources Humaines basée sur le site du siège de l’EPSM à Allonnes

Horaires : 8h30 / 16h30 et/ou 9h00 / 17h00 (30 min de pause déjeuner), du lundi au vendredi, soit 37 h 30 hebdomadaire (compensation par des jours de RTT)

 

  1. Missions du poste – (générales et/ou spécifiques)

 Missions générales :

Préparation et saisie d’éléments de paie

  • Saisie d’éléments individuels : retenues établissement (loyer, autres…) ; retenues légales (oppositions et saisies sur salaire, pensions alimentaires, cessions sur salaire) ; sur signalement des personnels d’encadrement, correction des indemnités importées par l’outil GTT ; cotisation « Harmonie Mutuelle » ; divers éléments ponctuels…
  • Intégration collective d’éléments individuels : avantages en nature pour les personnels des cuisines ; retenues repas ; intégration collective des indemnités liées à la réalisation du planning Gestion du Temps de Travail (grèves, dimanches/fériés, nuits, indemnités pour travaux dangereux ; pour les assistantes sociales : calculs individuels)
  • Gestion et saisie des astreintes techniques et informatiques (Direction du Patrimoine et Travaux, Direction du Système d’Information)
  • Gestion et suivi des remboursements : frais de déplacements et missions, abonnement domicile/travail
  • Préparation et saisie des décomptes d’indemnités journalières pour les agents contractuels et le personnel médical et élaboration des attestations de salaires pour la CPAM (via net-entreprises)
  • Création des dossiers dans le logiciel RH et mise en paiement des indemnités :
  • Des intervenants auprès de l’IFSI ou du secteur Métiers et Compétences ou Cellule de Formation à destination de publics externes
  • Des étudiants infirmiers (par promotion : création en octobre et mise en paiement par trimestre)

Traitement de la paie

Lancement du calcul de paie

  • Contrôle des saisies effectuées, des ATD, de la cohérence des données, des nets à payer, des indemnités et primes / production justificatifs Trésorerie Hospitalière
  • Analyse de la paie, pré-mandatement et mandatement
  • Extraction du mandatement et transmission des pièces justificatives pour la Trésorerie
  • Edition, tri, mise sous pli et envoi des bulletins de salaire
  • Déclarations aux organismes sociaux (mensuel, annuel)
  • Etablissement des attestations de perte d’emploi

Missions spécifiques :

Mandatement

  • Frais de soins :
  • Pointage et saisie des paiements des feuilles de soins
  • Vérification du fournisseur (logiciel GEF) : mise à jour ou demande auprès de la Direction des Affaires Financières et de la Contractualisation pour créer le fournisseur
  • Dématérialisation des factures
  • Mandatement
  • Dépenses diverses :
    • Facture Pôle Emploi
    • Remboursement des états de frais de déplacements Ecole EPSM
    • Factures formation hors ANFH, intervenants extérieurs auprès de l’IFSI
    • Remboursement régie d’avance

Emission Titre de Recettes

Mensuel :

  • Selon le résultat des calculs individuels (agents détachés – cotisation et contribution – bulletins négatifs)
  • Les repas du personnel
  • Taxe sur les salaires
  • ANFH (CFP, Bilan de compétences)

Trimestriel :

  • E.H. (compensation sur-rémunération temps partiels, indemnité complémentaire C.F.P. agents catégorie C et congés d’accueil de l’enfant) demande et production pièces justificativesSemestriel :
  • ANFH (FMEP, plan de formation)

Ponctuel :

  • I.P.H.F.P
  • mise à disposition de personnel (périodicité prévue par convention).

En binôme avec l’adjoint administratif chargé des prestations sociales :

  • Complément de traitement réduit par le C.G.O.S. : préparation des demandes avec recherche des agents concernés, récapitulatif des périodes d’absence, contrôle des dossiers ;
  • Information des agents pour
    • les prestations C.G.O.S. réservées au personnel non médical,
    • les complémentaires santé qu’il est possible de précompter sur bulletin de salaire (MNH et Harmonie Mutuelle) ;
  • Gestion du supplément familial de traitement en lien avec la situation familiale des personnels non médicaux

Diverses activités :

  • simulations calculs individuels
  • Répondre aux demandes de renseignements des agents
  • changement RIB et de coordonnées personnelles des agents
  • Calcul et/ou estimation de coûts de rémunérations
  • Attestations diverses selon les demandes
  • Classement
  • Appui sur les projets R.H. et/ou Institutionnels
  1. Situation dans la structure – relations hiérarchiques et fonctionnelles

 Ø Relations hiérarchiques : placé sous l’autorité hiérarchique

  • directe de l’adjoint des cadres hospitaliers chargé du secteur Paie et Prestations Sociales et en son absence, de son binôme.
  • de l’Attachée d’Administration Hospitalière et de la Directrice des Ressources Humaines

 Ø Relations externes :

Trésorerie Hospitalière du Mans – C.P.A.M. – C.G.O.S. – Organismes chargés du recouvrement des charges sociales (URSSAF ; CNRACL ; IRCANTEC, etc)

 

  1. Compétences attendues : connaissances, aptitudes, diplôme et expérience

Connaissances attendues :

  • Fonctionnement d’un Etablissement Public de Santé (connaissances générales)
  • Statut du personnel non médical et médical dans la Fonction Publique Hospitalière
  • Comptabilité Publique (connaissances générales)
  • Traitement de la paie et des données sociales

Outils informatiques à maîtriser : EXCEL, WORD, Outlook.

Outils informatiques à utiliser :
Gestion des Ressources Humaines et de Paie,
Gestion du Temps de Travail (consultation),
Gestion Economique et Financière.

Aptitudes :

  • Aptitude au travail en équipe et en liaison
  • Goût des chiffres
  • Capacité d’organisation
  • Capacité à identifier et gérer les urgences
  • Capacité au reporting
  • Capacités relationnelles et pédagogiques
  • Capacité à interroger ses pratiques et à les faire progresser
  • Aisance dans l’utilisation des outils informatiques (portail internet)
  • Capacité d’adaptation

Savoir être :

  • Discrétion
  • Rigueur
  • Ecoute
  • Autonomie
  • Honnêteté
  • Curiosité professionnelle
  • Force de proposition

Savoir-être entre agents du service et vis-à-vis de l’ensemble des agents de l’Etablissement Public de Santé Mentale de la Sarthe.

Tout agent doit se conformer au chapitre IV de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires :

–    Respect du secret professionnel

–    Obligation de discrétion professionnelle

–    Obligation d’information au public

–    Obligation d’effectuer les tâches confiées

–    Obligation d’obéissance hiérarchique

–    Obligation de réserve

–    Formation professionnelle

–    Entretien annuel

La fiche de poste est susceptible d’évolution selon l’organisation du service et l’évolution des missions du service.

Poste à pourvoir : au 4/09/2017

Mutation / Détachement/  CDD

Candidature à adresser à :
Madame MUNARI
Directrice des Ressources Humaines
20 avenue du 19 mars 1962
72703 ALLONNES Cedex

candidatures.dp@epsm-sarthe.fr

 

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